Formel D

EDI - Electronic Data Interchange


Immer informiert und bestens vernetzt via Electronic Data Interchange

Die globale Wirtschaft verfügt derzeit über eine zunehmende und noch nie da gewesene Dynamik. Durch den weltweit vernetzten Austausch von Waren und Dienstleistungen entstehen Lieferbeziehungen, die weitreichende wirtschaftliche Auswirkungen haben. Um die heutigen Anforderungen eines global operierenden Unternehmens zu erfüllen, bedarf es einer weltweiten Lieferantenkommunikation und -integration.

Im Rahmen des Rollouts von technisch anspruchsvollen IT-Kundenanforderungen für die Nutzung von Kommunikationsplattformen, Internetanwendungen oder weiteren IT-Tools an definierte Geschäftspartner übernimmt Formel D als kompetenter Dienstleister die Partnerkommunikation. Ziel ist es, durch fachlich fundierten Telefon- und E-Mail-Support die neuen Anforderungen an alle Beteiligten auszurollen, um den produktiven Nutzen beim Anwender sicherzustellen.

Für den vollelektronischen Nachrichtenaustausch zwischen Geschäftspartnern bildet EDI (Electronic Data Interchange) die Grundlage für die zeitlich exakt terminierte Belieferung durch Lieferanten, unter anderem in Just-in-Time und Just-in-Sequence-Verfahren. Die zeit- und kostensparende Methode ist vor allem in der Automobilbranche sehr beliebt. Zudem lässt sich ein schonender Umgang mit Ressourcen und die Reduzierung der Lagerhaltung erzielen. Für EDI-Rollouts, wie sie der Spezialist Formel D für einen deutschen Automobilhersteller durchführt, gibt es unterschiedliche Gründe. So erfordern maßgebliche Änderungen der OEM-eigenen IT-Struktur wie z.B. SAP-Umstellung, Prozessänderungen etc. Anpassungen der IT auf Partnerseite (Lieferanten & Speditionen), die im Verlauf erläutert, umgesetzt, getestet und etabliert werden. Ein weiterer Grund für ein EDI-Rollout besteht, wenn neue Geschäftspartner erstmaligen Zugang zu den IT-Systemen und Anbindung an die EDI-Struktur des OEM benötigen, um künftig am vollelektronischen Nachrichtenaustausch teilzunehmen.

Die zeit- und kostensparende Methode ist vor allem in der Automobilbranche sehr beliebt.

EDI-Rollout im Detail

Bei einem Rollout agiert Formel D als Schnittstelle zwischen den IT-Fachabteilungen des Kunden und den entsprechenden Verantwortlichen auf der Partnerseite, um insbesondere bei Großprojekten die Kommunikation zwischen OEM und der Vielzahl der Lieferanten nachhaltig sicherzustellen. Zu Beginn kontaktiert Formel D die Lieferanten sowie Speditionen und informiert sie über die projektbezogenen IT-Anforderungen des Kunden. Zudem vereinbart der Dienstleister mit den Partnern Projektzeitleisten und unterstützt die Unternehmen bei der Implementierung. Die EDI-Nachrichtenguidelines legen auf Lieferantenseite die durchzuführenden Änderungen und Anpassungen fest, die durch Formel D zusätzlich in einer Testphase validiert werden. Nach erfolgreicher Umstellung bzw. Integration des Partners auf das Livesystem prüft Formel D den regulären Nachrichtenaustausch und stellt sicher, dass die im Test validierten Nachrichtenübertragungen auch im alltäglichen Geschäftsbetrieb funktionieren. Werden alle Nachrichten in beide Richtungen sowohl fehlerfrei als auch vollautomatisch empfangen und verarbeitet, übergibt Formel D das Projekt an den Auftraggeber, der sich um operative Themen wie Aufrechterhaltung des Betriebs und Wartung kümmert.

Während des Anbindungsprozesses läuft die gesamte Kommunikation mit den Lieferanten und Speditionen über Formel D, die mit dem professionellen und seriösen Umgang sensibler Informationen bestens vertraut ist. Schließlich verfügt der Premium-Dienstleister über Zugang zu den relevanten EDI-Systemen und Datenbanken des OEM. So ist das Unternehmen jederzeit in der Lage, den Nachrichtentransfer zu überprüfen bzw. Testnachrichten manuell erzeugen, versenden und Korrekturen veranlassen zu können. Formel D unterstützt die Partner via Telefon (Lieferantenhotline) und E-Mail im Anbindungsprozess. Die Spezialisten stehen den Ansprechpartnern in den Projekten für sämtliche Anfragen der Lieferanten und Spediteure zur Verfügung und bieten weitreichende individuelle Unterstützung und Lösungsansätze.

Die Nähe zum Kunden erfordert ein Höchstmaß an Flexibilität.

Herausforderungen im Projekt

Die Nähe zum Kunden erfordert ein Höchstmaß an Flexibilität, um auf Bedürfnisse des Kunden schnell reagieren zu können. Selbstverständlich beinhalten Großprojekte wie ein EDI-Rollout auch Herausforderungen, die in erster Linie darin bestehen, sich in laufenden Projekten ständig neuen Gegebenheiten zu stellen und diese in die Rolloutstrategie mit den Partnern einfließen zu lassen. Speziell bei IT-Infrastrukturprojekten können unplanmäßige Änderungen oder Verzögerungen auftreten, auf die die Lieferanten und Logistikdienstleister flexibel reagieren müssen. Des Weiteren trifft die vom OEM vorgegebene Anbindungsstrategie oftmals auf unterschiedlichste Systemvoraussetzungen bei den Lieferanten, sodass stets auf die individuellen Bedingungen der Partner eingegangen werden muss. Im konkreten Beispiel band der Dienstleister mehrere tausend Lieferanten weltweit an die IT-Struktur des Automobilherstellers an. „Bei Projekten dieser Größenordnung herrscht ein riesiger Kommunikationsbedarf“, berichtet Jan Seeger, Technical Director bei Formel D. „Sämtliche Partner erfolgreich in den EDI-Rollout-Prozess einzubinden und deren Kommunikation mit dem OEM zu gewährleisten, erfordert vor allem viel Flexibilität und Kommunikationsfähigkeit von spezialisierten Mitarbeitern, sowie enorm gutes Projektmanagement, das nur ein externer Spezialist bieten kann.“

Optimale Voraussetzungen und Full Service von Formel D

Um im Namen des Automobilherstellers die Partner anzubinden, etabliert Formel D zunächst eine externe Datenverbindung zum Kunden und macht sich mit den EDI-Systemen und Tools des Kunden vertraut. Dank der kurzen Reaktionszeiten von Formel D erfolgen projektspezifische Anforderungen wie die Einarbeitung in Just-in-Time/Just-In-Sequence-Abrufprozesse kurzfristig vor Projektbeginn. Die erfolgten EDI-Rollouts haben dabei in der Regel die kundenspezifischen Lieferabrufe, Bestellungen, Speditionsavise, elektronische Lieferavise in den EDI-Formaten EDIFACT, Odette, VDA und ANSI zum Gegenstand. Formel D fungiert als Single-Point-of-Contact zwischen OEM und Lieferanten. Der erfahrene Dienstleister bündelt sowohl Auffälligkeiten als auch Implementierungshindernisse und gibt – nach Rücksprache mit dem Kunden – individuelle und bedarfsorientierte Lösungsvorschläge an die Geschäftspartner weiter. Zudem stellt Formel D sicher, dass alle vom IT-Projekt betroffenen Lieferanten und Speditionen nachhaltig an die EDI-Systeme angebunden, getestet und in allen relevanten Systemen dokumentiert sind. Neben Kosten- und Zeitersparnis profitiert der Kunde durch einen automatisierten und fehlerfreien Datenaustausch mit den Lieferanten. Die direkte Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Systemen ermöglicht einen schnelleren Informationsfluss, bei dem – nach der erfolgreichen Anbindung – Übertragungsfehler nahezu ausgeschlossen sind.

Weltweiter Standard

Der elektronische Nachrichtenaustausch in der Automobilbranche wird permanent weiterentwickelt. Der VDA arbeitet gemeinsam mit seinen Mitgliedern in einem Arbeitskreis an der Schaffung eines weltweit akzeptierten automobilen EDI-Standards. Das aktuell in Europa und Asien weit verbreitete VDA-Format soll in den nächsten Jahren sukzessive durch das EDIFACT GLOBAL-Format abgelöst werden. Neben erhöhter Flexibilität im Nachrichteninhalt erleichtert dies auch den internationalen Austausch mit NAFTA-Regionen (North American Free Trade Agreement), in denen bis heute der ANSI-Standard gilt. Den beteiligten Unternehmen entstehen durch den Umstellungsprozess Wettbewerbsvorteile und sie können ihre Potenziale voll ausschöpfen. Formel D ist jederzeit in der Lage die weltweite Partnerkommunikation und -steuerung im Rahmen des vereinbarten Rollout-Plans so individuell zu gestalten, dass der reguläre Geschäftsbetrieb des Auftraggebers sowie der Lieferanten nicht vom EDI-Rollout beeinträchtigt wird. Auch wenn die Vereinheitlichung von EDI-Standards weiter voranschreitet und den Datenaustausch erleichtert, erweist sich die Durchführung von Rollouts durch erfahrene Spezialisten als effiziente und effektive Methode für ein solch ressourcenaufwändiges und begrenztes IT-Kommunikationsprojekt.

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