Formel D

Datenschutzrechtliche Hinweise

zur Meldung eines Compliance-Falls


1. Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen

Die Meldung eines Compliance-Falls über die EXPOLINK oder direkt an den Chief Compliance Officer erfolgt freiwillig. Die im Rahmen ihrer Meldung erhobenen personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen werden entsprechend den geltenden landesspezifischen Datenschutzgesetzen verarbeitet. Durch die Abgabe Ihrer Meldung stimmen Sie diesem Vorgehen gleichzeitig zu.

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Meldung ohne Nennung Ihres Namens abzugeben. Wir empfehlen Ihnen jedoch, Ihre Identität offen zu legen. Die von Ihnen übermittelten Informationen werden in jedem Fall vertraulich behandelt.

Wenn Sie einen Vorfall an den Chief Compliance Officer oder EXPOLINK melden, werden folgende personenbezogene Daten und sonstige Informationen erhoben:

  • Ihr Name und Ihre Kontaktdaten, sofern Sie nicht anonym bleiben wollen;
  • ob Sie bei Formel D angestellt sind bzw. waren oder in welcher sonstigen Beziehung Sie zu Formel D stehen (Geschäftspartner o.ä.);
  • den Namen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die Gegenstand Ihrer Meldung sind (z.B. Funktionsbeschreibungen, Kontaktdaten);
  • eine Beschreibung der beanstandeten Verhaltensweisen sowie die Beschreibung des dem Vorfall zu Grunde liegenden Sachverhalts, einschließlich von Angaben über Zeit und Ort des Vorfalls, Angaben über den betroffenen Bereich bei Formel D, Angaben über etwaige Kenntnisse des Managements;
  • Fragen, die Sie gegebenenfalls haben.

2. Verarbeitung der personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen nach der Meldung

Alle personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die Sie in Ihrer Meldung angeben, werden gegebenenfalls in der von EXPOLINK genutzten Datenbank gespeichert. Die verschiedenen Möglichkeiten der Kontaktaufnahme werden von der Formel D GmbH, Hunsrückstraße 1, 53842 Troisdorf zur Verfügung gestellt. Die Datenbank, in der die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen gegebenenfalls gespeichert werden, wird von Pulsant Ltd., Unit 50, Suttons Business Park, Reading, West Berkshire RG6 1AZ, UK betrieben. Der Betrieb durch Pulsant erfolgt für EXPOLINK Europe Ltd, 1 Greenways Business Park, Bellinger Close, Chippenham, Wiltshire, SN15 1BN, UK und seitens EXPOLINK für Formel D. EXPOLINK sowie Pulsant haben sich zur Einhaltung des in der EU vereinheitlichten Datenschutzniveaus für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verpflichtet.

3. Zugriff auf personenbezogene Daten und sonstige Informationen

Die mitgeteilten personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen können für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Meldung durch den zuständigen Chief Compliance Officer, das Compliance Gremium sowie durch die von diesen mit der Klärung des Vorgangs beauftragten Fachabteilungen oder durch technisches Personal bei EXPOLINK eingesehen, verarbeitet und genutzt werden.

Personenbezogene Daten und sonstige Informationen können auch an die jeweils zuständigen Ermittlungsbehörden übermittelt werden.

Die Stellen, die die personenbezogenen Daten und sonstige Informationen empfangen und verarbeiten, befinden sich ausschließlich in Einheiten, die über das jeweils gesetzlich vorgeschriebene Datenschutzniveau verfügen.

Beachten Sie, dass alle Personen, deren Identität Sie im Rahmen einer Compliance-Meldung mitteilen, zu gegebener Zeit darüber benachrichtigt werden können, dass ein Bericht über sie eingegangen ist. Dabei wird Ihre Identität nicht offengelegt. Jedoch sind sämtliche Personen, über die Sie Angaben machen, berechtigt, Ihre Darstellung des Sachverhalts gegebenenfalls richtig zu stellen.

4. Dauer der Aufbewahrung von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen

Die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen werden so lange aufbewahrt, wie deren Kenntnis für die Bearbeitung der Meldung einschließlich der Durchführung von entsprechenden Ermittlungen durch die zuständigen Fachabteilungen und Behörden erforderlich ist oder die Daten von Gesetzes wegen aufbewahrt werden müssen.

5. Keine Meldung von Notfällen

Bitte beachten Sie, dass über die angegebenen Kontakte zu EXPOLINK ausschließlich die Meldung von Compliance Fällen möglich ist. In Notfällen oder wenn Sie anderweitige Unterstützung benötigen, informieren Sie sich bitte im Formel D Intra- oder Internet über den richtigen Ansprechpartner bei Formel D.

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